Datenschutzhinweise

Tom’s Autopflege

Einzelunternehmen · Inhaber: Thomas Kremser · Bahnhofstraße 4, 83128 Halfing · Tel.: 01577 878 9674 · E-Mail: info@toms-autopflege.de

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist Thomas Kremser, Einzelunternehmer, handelnd unter Tom’s Autopflege, Bahnhofstraße 4, 83128 Halfing, Tel.: 01577 878 9674, E-Mail: info@toms-autopflege.de.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, sofern keine gesetzliche Benennungspflicht besteht. Datenschutzanfragen können direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden.

2. Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für Terminvereinbarung, Auftragsdurchführung, Dokumentation, Abrechnung, Kundenkommunikation, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere:

• Kontakt- und Termindaten, z. B. Kundentyp, Name, Firma, Ansprechpartner, Anschrift, Telefon, E-Mail, gewünschter Termin und gebuchte Leistungen
• Fahrzeugdaten, z. B. Kennzeichen, Marke, Modell, Baujahr, Farbe, Fahrzeuggröße und besondere Hinweise zum Fahrzeug
• Auftrags-, Annahme-, Übergabe-, Rechnungs-, Zahlungs- und Gutscheinangaben
• Bestätigungen zu AGB, Datenschutz, Widerruf, kurzfristigem Leistungsbeginn und Online-Auftragsbestätigung
• Kundenkartei-Einträge, Kundennummer, Servicehistorie, Rechnungsstatus und freiwillige Einwilligungen
• Fotodokumentation, z. B. Bilder zu Vorschäden, Annahmezustand, Übergabeprotokoll, Reklamationen oder Arbeitsergebnis, soweit dies für den Auftrag erforderlich oder ausdrücklich vereinbart ist
• interne Annahmedokumentation ohne zusätzliche Kundenunterschrift, sofern der Auftrag bereits zuvor bestätigt wurde; historische Altprotokolle können noch frühere Signaturdaten enthalten
• Kommunikations- und Versandnachweise, z. B. Zeitpunkt, Empfänger, Betreff und Versandstatus wichtiger E-Mails
• technische Sicherheitsdaten, z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Browser-/Geräteinformationen, Session- und Formularschutzdaten

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Terminvereinbarung, Kommunikation, Terminbestätigung, Terminerinnerung und Durchführung des Auftrags: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Online-Auftragsbestätigung, AGB-/Widerrufsdokumentation und Nachweis ausdrücklicher Zustimmungen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
• Rechnungsstellung, Buchhaltung, steuerliche Aufbewahrungspflichten und Nachweispflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO
• Gutscheinanfragen, Zahlungsabwicklung, Aktivierung, Verwaltung, Widerruf/Storno und Einlösung: Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO
• Fotodokumentation und Beweissicherung, z. B. bei Vorschäden, Reklamationen oder Arbeitsnachweisen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; Veröffentlichung nur mit Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
• Kundenkartei, Kundenhistorie, Servicequalität und Wiedererkennung bestehender Kunden: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
• Treue-/Bonusprogramm, werbliche Rundschreiben per E-Mail, Fotoreferenzen und Bewertungsbitten: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligung oder, soweit gesetzlich zulässig, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; ein Widerspruch ist jederzeit möglich
• technische Bereitstellung, Missbrauchsvermeidung, Formularschutz, E-Mail-Nachweise, Datensicherung, Systemprüfung und Fehleranalyse: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• anonyme Reichweitenstatistik ohne Besucherprofile zur Verbesserung von Übersichtlichkeit, Bedienbarkeit und Angebotsdarstellung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

4. Online-Formulare und Fahrzeugangaben

Die Webseite verarbeitet Eingaben aus Termin-, Auftrags-, Widerrufs- und Gutscheinformularen, um Anfragen zuzuordnen, Verträge abzuwickeln und passende Leistungen vorzubereiten.

Fahrzeugangaben können automatisiert einer Kategorie zugeordnet und anschließend im Rahmen der Auftragsbearbeitung geprüft oder korrigiert werden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Bei bestimmten Vorgängen, z. B. einer Online-Auftragsbestätigung nach vorheriger Besichtigung, kann dem Kunden ein persönlicher Link gesendet werden. Über diesen Link prüft und bestätigt der Kunde die auftragsbezogenen Angaben.

Die Fahrzeugannahme wird anschließend als internes Annahmeprotokoll mit Zustandsangaben und gegebenenfalls Fotos dokumentiert. In neuen Annahmeprotokollen wird keine separate digitale Kundenunterschrift erhoben.

5. Kundenkartei, Stammkundenlink, Treueprogramm und Rundschreiben

Zur besseren Auftragsabwicklung führen wir eine Kundenkartei. Darin können Stammdaten, Kundennummer, Fahrzeug-/Auftragsbezug, Rechnungsstatus, Servicehistorie, auftragsbezogene Hinweise und freiwillige Einwilligungen gespeichert werden.

Bestandskunden können bei der Terminbuchung oder Online-Auftragsbestätigung ihre Kundennummer oder die hinterlegte E-Mail-Adresse angeben. Aus Datenschutzgründen werden Kundendaten nicht direkt öffentlich angezeigt. Stattdessen wird ein persönlicher Link ausschließlich an die bereits hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet, sofern ein passender Kundenstamm gefunden wird. Der Link ist zeitlich begrenzt.

Die Teilnahme am Treue-/Bonusprogramm und der Erhalt von Aktionen/Werbung per E-Mail sind freiwillig. Eine Ablehnung hat keine Auswirkung auf die Durchführung eines Auftrags. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

6. Online-Termine innerhalb der Widerrufsfrist

Wird von einem Verbraucher online ein kurzfristiger Termin gewählt, der vor Ablauf der gesetzlichen Widerrufsfrist liegt, fragen wir eine zusätzliche ausdrückliche Zustimmung zum Beginn der Dienstleistung vor Ablauf der Widerrufsfrist ab. Bei Firmen-/Unternehmenskunden besteht kein Verbraucherwiderrufsrecht; der gewählte Kundentyp wird zur korrekten Vertragsabwicklung gespeichert.

Die Zustimmung, der angezeigte Erklärungstext und der Zeitpunkt der Abgabe werden zur Vertragsdurchführung und zur Nachweisbarkeit gespeichert.

7. Wertgutscheine

Bei einer Gutschein-Anfrage verarbeiten wir Käufer-/Rechnungsempfängerdaten, Kontakt- und Zahlungsdaten sowie Gutschein- und Einlösedaten. Fahrzeugdaten werden erst verarbeitet, wenn der Gutschein im Rahmen einer Termin- oder Auftragsabwicklung eingesetzt wird.

Beim Onlinekauf eines Gutscheins über PayPal werden die für die Zahlung erforderlichen Daten durch PayPal verarbeitet und an Tom’s Autopflege nur soweit übermittelt, wie dies für Zahlungsnachweis, Aktivierung, Storno/Widerruf und Buchhaltung erforderlich ist. Anbieter ist PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von PayPal.

Der Gutschein selbst ist nicht personenbezogen und nicht fahrzeuggebunden ausgestaltet. Käuferdaten erscheinen grundsätzlich nicht auf dem Gutschein.

8. Technische Bereitstellung, Cookies, Local Storage und Sicherheit

Beim Aufruf der Webseite werden technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite/Datei, übertragene Datenmenge, Browser-/Geräteinformationen und ggf. Referrer. Diese Verarbeitung dient Bereitstellung, Stabilität, Fehleranalyse und Sicherheit der Webseite.

Für öffentliche Formulare und den geschützten Verwaltungsbereich werden technisch notwendige Session-Cookies eingesetzt, z. B. für Formularschutz, Login-Status und Sicherheitsfunktionen. Diese Cookies dienen nicht der Werbung oder Reichweitenmessung.

Die Einstellung für den Hell-/Dunkelmodus wird nach aktiver Auswahl lokal im Browser gespeichert (Local Storage). Diese Speicherung dient nur der Darstellung der Webseite und wird nicht für Werbung oder Tracking verwendet.

Die Webseite nutzt eine eigene, datensparsame Statistik. Gezählt werden nur zusammengefasste Tageswerte wie Seitenaufrufe und ausgewählte Aktionen. Es werden dafür keine Statistik-Cookies gesetzt, keine Besucher-ID gebildet und keine IP-Adressen oder vollständigen User-Agents gespeichert. Die zusammengefassten Statistikwerte werden regelmäßig nach 420 Tagen entfernt.

Im geschützten Verwaltungsbereich können technisch notwendige Funktionen für Bedienbarkeit, Benachrichtigungen, Datensicherung und Betriebssicherheit eingesetzt werden. Diese Funktionen dienen ausschließlich der Verwaltung und Sicherung der eigenen Auftragsabwicklung.

9. Versandnachweise und Verwaltungsfunktionen

Zur Nachvollziehbarkeit wichtiger Vorgänge können E-Mail-Sendungen und technische Verwaltungsfunktionen protokolliert werden. Diese Daten dienen ausschließlich Vertragsabwicklung, Nachweis, Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung.

Interne Benachrichtigungsfunktionen betreffen nur den geschützten Verwaltungsbereich und werden nicht für Kundenwerbung verwendet.

10. Empfänger und eingesetzte Dienste

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Empfänger können insbesondere Steuerberatung/Buchhaltung, Banken/Zahlungsdienstleister, IT-/Hosting-Anbieter, E-Mail-Dienstleister, Kommunikationsdienstleister sowie Behörden bei gesetzlichen Pflichten sein.

Für bezahlte Gutscheine kann PayPal zur Zahlungsabwicklung eingesetzt werden. Bestätigte Termine können zur eigenen Terminverwaltung mit Google Kalender synchronisiert werden; dabei werden Terminzeit, Kundenname, Termingrund und Ausführungsort übertragen. Rechnungsunterlagen können zur Buchhaltung an Lexware Office übermittelt werden. Diese Übermittlungen erfolgen zur Vertragsabwicklung, Terminorganisation, Buchhaltung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie entsprechend den Anforderungen der DSGVO eingebunden.

Gemeinsame Terminplanung mit mooving X

Thomas Kremser betreibt neben Tom’s Autopflege den Kurierdienst mooving X. Zur Vermeidung von Doppelbuchungen berücksichtigen beide Verwaltungssysteme gegenseitig belegte Arbeitszeiten. Hierzu werden Terminbeginn und -ende, Sperrstatus, erforderliche Zeitpuffer und die Personenzuordnung ausgewertet. Feste Kuriertouren werden ebenfalls berücksichtigt.

Im jeweils anderen Kalender erscheinen nur Belegungszeiten und allgemeine Bezeichnungen. Kundennamen, Kontaktdaten, Rechnungsdaten und Auftragsinhalte werden für diesen Abgleich dort weder angezeigt noch als Kopie gespeichert. Die Prüfung erfolgt auf dem gemeinsamen Server und nutzt dafür keinen externen Kalenderdienst. Die unabhängig davon beschriebene Google-Kalender-Anbindung von Tom’s Autopflege bleibt ein gesonderter Verarbeitungsvorgang.

Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in verlässlicher Terminplanung und der Vermeidung widersprüchlicher Zusagen. Die ausgewerteten Quelldaten unterliegen den unten erläuterten Speicherfristen. Über den Abgleich hinaus entsteht im anderen System keine zusätzliche Kopie der Kundentermine. Ihre nachfolgend beschriebenen Rechte, insbesondere Ihr Widerspruchsrecht, gelten auch für diese Verarbeitung. Ergänzende Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von mooving X.

11. Externe Links

Die Webseite und einzelne E-Mails können externe Links enthalten, insbesondere zu Google Maps, Google-Bewertungen, WhatsApp/Meta und einem externen Webshop. Beim Anklicken dieser Links verlassen Besucher bzw. Kunden unsere Webseite. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Alternativ ist eine Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail möglich.

Eine Bewertungsbitte ist freiwillig. Kunden sind nicht verpflichtet, eine Bewertung abzugeben.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für Terminabwicklung, Auftrag, Abrechnung, Nachweis, Kundenbetreuung, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Dabei gelten insbesondere folgende Kriterien:

• Termin-, Auftrags-, Bestätigungs- und Widerrufsdaten werden für die Vertragsabwicklung und anschließend bis zum Ablauf gesetzlicher Nachweis- und Verjährungsfristen gespeichert.
• Rechnungen werden regelmäßig acht Jahre aufbewahrt. Für andere steuer- oder handelsrechtlich relevante Unterlagen können je nach Dokumentenart Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren gelten.
• Gutschein-, Storno- und Einlösedaten werden mindestens bis zum Ablauf der Gültigkeit sowie anschließend nach den gesetzlichen Nachweis- und Verjährungsfristen aufbewahrt.
• Kundenkartei und Servicehistorie bleiben gespeichert, solange eine laufende oder wiederkehrende Kundenbeziehung besteht oder berechtigte Nachweisinteressen bestehen.
• Fotodokumentationen werden nur so lange gespeichert, wie sie für Auftrag, Nachweis, Reklamationsbearbeitung oder berechtigte Interessen erforderlich sind. Für Galerie-/Werbefotos gilt eine Veröffentlichung nur bei entsprechender Einwilligung.
• Technische Protokolle und Versandnachweise werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit oder Nachweis erforderlich ist. Zusammengefasste Statistikwerte werden regelmäßig nach 420 Tagen entfernt.
• Einwilligungen und Widerrufe werden zur Nachweisbarkeit gespeichert, solange der Nachweis erforderlich ist.

Bestehen offene Forderungen, Reklamationen, rechtliche Auseinandersetzungen oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten, kann eine längere Speicherung erforderlich sein. Danach werden Daten gelöscht oder gesperrt, soweit eine Löschung rechtlich oder technisch noch nicht möglich ist.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Für nicht-öffentliche Stellen in Bayern ist regelmäßig das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach zuständig.

14. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Die eigene Statistik arbeitet ohne Besucherprofile und übermittelt keine Statistikdaten an Werbe- oder Trackinganbieter. Bei der Nutzung von PayPal, Google-Diensten, WhatsApp/Meta, Lexware Office oder externen Links kann eine Verarbeitung durch den jeweiligen Anbieter auch außerhalb der Europäischen Union nicht ausgeschlossen werden. Soweit erforderlich, stützen die Anbieter solche Übermittlungen auf einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter.